Pääkirjoitus: Keskeytinkö?
Aika on arvokkainta omaisuuttamme. Että minua sieppaa, jos erehdyn katsomaan huonoa teatteriesitystä tai elokuvaa. Ellen kehtaa lähteä kesken pois, kihisen esityksen jälkeen kiukusta: elämästäni riistettiin kolme tuntia! Minun aikaani.
Aikavarkaita on myös työelämässä. Juuri kun olet päässyt syventymään tarkkuutta tai pohtimista vaativaan tehtävään, niin sanottuun flow-tilaan, puhelin soi tai joku ilmestyy työpisteellesi kysymyksineen.
Kalifornian yliopiston professori Gloria Markin mukaan tietotyö keskeytyy joka kolmas minuutti. Ihmisellä kestää 23 minuuttia keskeytyksen jälkeen päästä takaisin keskittyneeseen flow-tilaan. Melkein puoli tuntia!
Hämmentävintä asiassa on se, että keskeytyksen aiheuttaja on useimmiten ihminen itse. Meillä on nykyisin taipumus hypätä aiheesta toiseen kolmen minuutin välein. Tarkistamme sähköpostin, luemme tekstarin tai katsomme, mitä
Facebookissa on meneillään.
Keskeytykset aiheuttavat stressiä ja hidastavat työtä. Viidesosa suunnitelluista työtehtävistä lykkäytyy seuraavaan päivään.
Mietitäänpäs kesälomalla ajankäyttöämme. Mitä jos syksyllä jokaiseen työpäivään sisältyisi hiljainen aika, jolloin kukaan ei keskeytä toisen työtä? Pidetään silloin myös omat näpit irti sähköpostista ja sosiaalisesta mediasta.
Kirjoitin takavuosina jutun samasta aiheesta. Sen julkaisi Hesari. Kannattaa lukea, koska juuri mitään ei ole mennyt vanhaksi vaan tutkimustulokset ovat vain vahvistuneet, että keskeyttämiset vahingoittavat työn tulosta.
Onko tietokoneilla, kännyköillä ja muilla vempaimilla tehtävä toimistotyö tehokasta vain pelkästään säheltämistä kaaoksessa? Työstä on tullut eräänlaista sekahedelmäkeittotyötä, joka koostuu edestakaisin singahtelevista sähköposteista, puhelinneuvotteluista, tekstiviesteistä, kasvokkain tapaamisista, joissa pohdiskellaan asioita ja tiimityöstä ja tehdään ongelmanratkaisua tai harjoitetaan ideointia. Amerikkalaistutkimuksen mukaan luovaa tietoteknistä työtä tekevillä ihmisillä on yhtenäistä työaikaa enimmillään vain 11 minuuttia kunnes jokin seikka kuten sähköposti, sisäinen viesti, puhelu tai kutsu pikaneuvotteluun keskeyttää sen.
Työstä on tullut jatkuvien keskeytysten virta, jossa ihmiset unohtavat asioita helposti ja peräti 40 prosenttia työajasta kuluu siihen, että työntekijät he ihmettelevät, mitä ihmettä he olivatkaan tekemässä.
Suomalaiset tutkijat tuntevat ongelman hyvin, koska työtä tehdään Suomessa samoilla koneilla, samoilla ohjelmilla ja usein samoilla ideoillakin kuin Amerikassa vaikka vauhti ehkä on rauhallisempi.
Modernin toimistotyön kaaos aiheuttaa ristiriitaisia tunteita: se imee meistä kaiken mehun, mutta se tuottaa suurta iloa, silloin kun onnistumme surfaamaan siinä. Viestinnän professori Pekka Aula sanoo, että kvartaalitaloudessa hyvän ihmisen ominaisuutena pidetään kiireisyyttä.
”Kun hän on välkkyvän ja kilisevän tietokoneen ääressä, hänellä on itsellään tunne suuresta tehokkuudesta. Hänen päässään käy todellakin kova kuhina. Hän on moniajossa, multitasking, mutta saavuttaako hän tuloksia, mitä tulee hänen päästään ulos vai tuleeko paljon mitään”, ihmettelee Aula.
Aulan mukaan modernilla tietotekniikalla ladatun toimiston työntekijät tiedostavat tämän ongelman, koska he etsivät työrauhaa kodin lisäksi jo sellaisista paikoista, joihin mentiin ennen nimenomaan lepäämään eli esimerkiksi kesämökeiltä. Viidessätoista vuodessa toimistotyö on muuttunut ehkä enemmän kuin sitä edeltäneen sadan aikana. Reilut kymmenen vuotta sitten yhteyttä pidettiin joko puhelimella tai postilla. Puhelin oli nopeita tilanteita varten ja postilla hoidettiin vähemmän kiireisiä tehtäviä. Erikoistilanteita varten olivat pikalähetit.
Työ muuttui vasta 1990-luvulla, kun kännykät tulivat ja tietokoneiden suorituskyky kasvoi niin että useita ohjelmia ja ruutuja voi olla auki yhtä aikaa. Ennen yhdellä ohjelmalla saatettiin tehdä töitä tuntikausia, mutta nyt koneet selviävät yskimättä sähköpostista, kirjoitusohjelmasta, Power Pointista, Worksista, internetselaimesta ja ehkä vielä sana- ja tietosanakirjoistakin.
Ohjelmat tavallaan kilpailevat käyttäjänsä huomiosta niin, että tietokone pyrkii suureksi tamagotsiksi, jota pitää juottaa, syöttää ja nukuttaa.
Tietotekniikkatyöläisiä tutkinut Teknisen korkeakoulun professori Matti Vartiainen on käyttänyt päiväkirjamenetelmää, jossa ihmiset ovat tehneet hyvin yksityiskohtaisia merkintöjä kaikista tehtävistään.
”Sellainen havainto on, että jos he haluavat tehdä jotakin keskittyneinä, he menevät kotiinsa”, kertoo TKK:n Työpsykologian ja johtamisen laboratoriossa työskentelevä Vartiainen.
Vartiaista huvittaa se seikka, että työpaikalla ei oikein voi ajatella, koska kuumeisessa työn touhussa olevista työtovereista ajatuksiinsa vaipunut ihminen näyttää vain istuvan ilmeettömänä ja olevan tekemättä mitään.
Vartiaisen mukaan työtä määrittää paljon se, että työvälineet kulkevat koko ajan mukana. Ihmisillä saattaa olla montakin kännykkää, älypuhelin, kannettava tietokone, jossa on langaton yhteys ja sopivat ohjelmat samojen töiden tekemiseen kuin varsinaisella työpaikalla.
”Ensimmäinen työtehtävä saattaa olla kotona jo klo 7.20 ja viimeinen 22.30 ja taas kotona. Työ tietenkin tiivistyy varsinaisen työajan aikana, mutta ihmiset suorittavat koko valveillaoloaikansa työtehtäviä, jotka voivat olla pieniä hetkiä tai lyhyitä jaksoja, joissa esimerkiksi sähköposteja luetaan ja vastataan niihin. Työt limittyvät vapaa-aikaan ja vapaa-aika jossain määrin työhön, ja niitä tehdään joustavasti tilanteen salliessa.”
Vartiaisen antaa haastattelua puhelimessa, mutta hänen äänensä hukkuu välillä. ”Missä olet kun puhelu pätkii?”
”Minä olen kotona kirjoittamassa”, vastaa Vartiainen.
Työelämän ja talouden muutoksiin perehtunyt nuoren polven tutkija, tohtori Juhani Vähämäki sanoo, että työn tilallinen rajattomuus ja ajallinen loputtomuus muodostavat taustan ”monisähläykselle”.
”On oltava kiinnostunut kaikesta välittämättä mistään”, hän sanoo ja perustelee, että kyse on yrityksestä hallita muuntelua ja epämääräisyyttä sillä tavoin, että ei jäätäisi kokonaan sen armoille.
”On seurattava tarkasti kaikkea, mitä ympäristössä tapahtuu sitoutumatta kuitenkaan mihinkään erityiseen, koska liiallisesta keskittymisestä seuraa riski siitä, että ei kyetä vastaamaan muuttuvan ympäristön tarjoamiin mahdollisuuksiin. Tämä koskettaa yhä enemmän koko työn maailmaa”, sanoo Vähämäki.
”Työtä eivät hallitse tehtävien peräkkäisyys tai tilojen erillisyys, vaan pikemminkin niiden sisäkkäisyys ja päällekkäisyys. Jos aiemmin aika virtasi määrätyn tehtävän ja tilan kautta toiseen: työaika tehtaassa, vapaa-aika, lepo, ja kussakin näistä tiloista tehtävät olivat ositeltuja ja peräkkäisiä: ensin tämä, sitten tuo, niin nykyään työaika leviää kuin vesi tasaisella pöydällä. Ajasta on tullut ikään kuin litteä pinta, jolla erilaiset tilat, tehtävät, kokemukset ja elämänmuodot sekoittuvat toisiinsa. Samalla työ levittäytyy myös ihmisen koko elämän ja persoonallisuuden kentälle.
Keskeytystiede interruption science tutkii, mitä haittoja keskeytyksellä on työn tehokkuuteen. Avaruuslentojen alettua huomattiin, että astronautit alkoivat unohdella asioita ja heidän työtehonsa kärsiä, jos heidät keskeytettiin liian usein. NASA on tutkinut vuosikymmenet, kuinka astronautin työ voidaan tarpeen tullen keskeyttää niin, että se haittaa mahdollisimman vähän.
Tutkija Mary Czerwinski teki Nasalle viestijärjestelmän, jonka avulla kansainväliselle avaruusaseman ISS:n miehistölle toimitetaan sellaisia käskyjä, joiden vuoksi he joutuvat jättämään käsillä olevan työn ja tarttumaan toiseen kiireisempään tehtävään.
Sen jälkeen Microsoft palkkasi hänet kehittämään tekoälyllä toimivaa sähköistä sihteeriä huolehtimaan työntekijän aikataulusta. Se oppii työntekijän tavat ja yrittää löytää tyhjiä kohtia aikataulusta lyödäkseen hänelle ruutuun silloin esimerkiksi sähköposteja.
Vartiainen ei usko, että ongelmat ratkeavat tekniikalla.
”Ihmisen kuormittumista lisää se, että hänellä on kontrolloimattomuuden tunne työssään. Hän ahdistuu kun ei pysty vaikuttamaan niihin tapahtumiin, joiden kohteena hän on.”
Ei myöskään Jussi Vähämäki ole innostunut innostunut, jos koneesta . tai järjestelmästä rakennetaan keskustelukumppania, työkaveria.
”Tämä työkaveri ei välttämättä ole mukava. Se panttaa tietoa, järjestää asioitani selän takana ja toimii muutenkin työnantajan kätyrinä, joka valvoo toimintaani aamusta iltaan.”
Työelämän jatkuvasta muutoksesta väitöskirjaa Työterveyslaitoksella tekevä psykologi Tiina Kalliomäki-Levanto on vakuuttunut, että keskeytykset kuluttavat työntekijöiden voimavaroja, koska työpäivät tahtovat venyä.
”Se johtuu aivan yksinkertaisesti siitä, että keskeytyksen jälkeen kestää aikansa päästä taas vauhtiin.”
Kaikki keskeytykset eivät ole pahasta Kalliomäki-Levanton mukaan.
”Me olemme työssä riippuvuussuhteissa toisiin niin monella eri tavalla ja yhteyksissä niin moneen eri suuntaan. Kun työtoveri keskeyttää ja haluaa jutella, se tarkoittaa, että olet tärkeä hänen työlleen. Voit auttaa häntä jollakin tiedolla. Samalla voit saada palautetta miltä oma työsi näyttää hänen silmissään. Keskeytys voi olla myös työn sujumista edistävä elementti.”
Työn etukäteissuunnittelu on hankalaa, koska tapahtumat ovat usein ennustamattomia yhtä hyvin esimiehille, tiimille ja yksilöille eikä alkuperäistä työsuunnitelmaa voida noudattaa.
”Voisi olla hyvinkin arvokasta, että päivittäin käytäisiin nopea yhteinen keskustelu ja katsottaisiin, mitä kenelläkin ja miten mennään eteenpäin. ”
Tehokkain yksittäinen toimenpide työtehon lisäämiseksi on näytön vaihtaminen isompaan, kertoo Czerwinski New York Timesille.
Kun koehenkilöille annettiin 42 tuuman näyttö, joka on melkein yhtä suuri Billnäsin työpöytä, he suoriutuivat 10-44 prosenttia nopeammin tehtävistään. He näkivät yhdellä silmäyksellä usean eri ohjelman tilanteen ruudulla eikä heidän tarvinnut klikata koko ajan toista ruutua.
Kun normaalia 15 tai 17 tuuman näyttöä ajattelee oikeana työpöytänä, se on yhtä pieni kuin tablettipöytä, johon mahtuu kerrallaan yksi A4 kokoa oleva paperi. Kun ihmiset selaavat paperikasaa etsien jotakin, he ovat levottomia kuin kolibrit. He katsovat yhtä ruutua keskimäärin 20 sekuntia kunnes klikkaavat seuraavaan. Tutkimusamanuenssi Kari Peltola toteaa Tampereen yliopistosta, että tietoteknisten työkalujen suunnittelu on vasta alussa.
”Esimerkiksi prosessiteollisuudessa näyttötekniikkaa ymmärretään paremmin kuin toimistotöissä. Teollisuuslaitoksen valvomossa näyttää olevan monitori vähän joka asialle.”
Avaruuslentäjää ja prosessien valvojia ajatellaan, mutta toimistotöissä kuka tahansa voi keskeyttää kenet tahansa ja milloin tahansa.
Professori Vartiainen sanoo, että aikaisemmin työn keskeytymisen stressi ja haitat kohdistuivat vain harvalukuiseen ammattilaisten joukkoon. Siihen kuuluivat esimerkiksi sähköttäjät, vartijat, työprosessien valvojat ja muut, joiden tehtävänä oli seurata monia tapahtumia yhtä aikaa ja reagoida niihin.
”Tietotekniikka on lisännyt ympäristöärsykkeiden määrää koskemaan lähes kaikkia töitä, mutta kaikki työn keskeytymiset eivät aiheudu tietotekniikasta vaan joukossa on myös sosiaalisia tekijöitä.”
Tiedonvälityksen tutkijan professori Aulan mielestä olisi syytä selvittää missä määrin tietotekniset työvälineet ohjaavat ja määrittävät työn tekoa.
”Kun työssä tulee keskeytyksiä, niillä on vaikutusta lyhytkestoisen muistiin. Koneelle ohjelmasta toiseen liikkuminen on helppoa, mutta ihmisen pää ei tahdo pysyä mukana vaan joutuu helposti toisille jaksoluvuille.”
Microsoftin tutkimuslaboratoriossa työskentelevä Mary Czerwinski kertoo New York Timesille huomanneensa, että tietokoneteollisuus on ollut kummallisella tavalla välinpitämätön sen suhteen kuinka ihmiset todella käyttävät tietokoneitaan. Microsoft on myynyt kymmeniä miljoonia ohjelmia eikä se ole koskaan tutkinut lähemmin niiden käyttäjien työtapoja ja rytmejä.
Czerwinskin omien tutkimusten mukaan keskimääräinen aika, joka työn tekijältä kuluu vanhaan tehtävään palaamiseen, on 25 minuuttia. Väliin tunkee puheluja, sähköposteja ja ehkä neuvottelukin. Usein hienot ideat unohtuvat eivätkä palaa koskaan vaikka kuinka pinnistäisi muistia.
Jussi Vähämäki uskoo, että työ muuttaa muistamista.
”Muistin rakenne muuttuu kun muistamisen sijaan hyppääminen syrjään ja unohtaminen sekä unohtamisen hallitseminen muuttuvat tärkeiksi. Muisti saa labyrintin rakenteen ja siitä tulee hapuilevampaa ja tässä mielessä myös ”fyysisempää”, kuten Aby Warburgin kuuluisassa kirjastossa, jossa lähdettäessä
hakemaan jotain kirjaa käteen osuukin joku toinen, joka vie mukanaan johonkin muuhun suuntaan kuin alun perin oli tarkoitus”, sanoo Välimäki.
”Mitä pirua olin juuri tekemässä?” kysymys kuvaa etäisyyttä työhön – sitä, että työhön sitoutumisen väheneminen kuljettaa mukanaan myös jatkuvaa työn itsensä kyseenalaistamista: miksi ylipäätään teen työtä?
Hänen mielestään keskeytystiede kertoo suoraan, että ”juuri suhteista toisiin ihmisiin, kommunikaatiosta ja kenties jopa epämääräisestä hengailusta toisten kanssa on tullut nykytalouden voimavara, jota yritetään kaikin tavoin käyttää hyödyksi”.
Professori Aulan mielestä keskeytysten sosiaalinen merkitys on moninainen. Jotkut ovat lopettaneet sähköpostin käytön sen vuoksi, että se häiritsee.
”Mutta keskeytykset voivat tuoda omanarvontunnetta, koska joku haluaa meiltä mielipiteen tai huomiota. Sähköposti saattaa myös tuoda ratkaisun asiaan, jota me mietimme. Jos sähköposteja ei tule tietystä projektista tai aihepiiristä, voi tulla tunne, että minut on pudotettu remmistä pois”, sanoo Aula.
Luovuutta ja lahjakkuutta Helsingin yliopiston kasvatustieteen laitoksella tutkinut professori Kari Uusikylä sanoo, että oikein käytettynä tietotekniikka antaa loistavat mahdollisuudet luovalle työlle.
”Minulla on hyvässä muistissa se kun kirjoitin aikoinaan väitöskirjani itäsaksalaisella mekaanisella kirjoituskoneella Torpedolla.”
Uusikylän mielestä uusille koneille ei voi antaa yleistuomiota, mutta työnteko olisi uskallettava järjestää niin, että tietotekniikkaa käytettäessä työrauha olisi turvattu. Uusikylä ei malta olla kertomatta, kuinka Helsingin yliopiston matematiikan professori Sören Illman teki luovaa työtä.
”Hän meni kotonaan sohvalle makaamaan ja pani klassista musiikkia soimaan.” Illmanin työmetodi ei voinut olla kovin huono, koska hän ratkaisi vuonna 1993 niin sanotun Hilbertin viidennen ongelman jäljellä olleen osan. Sitä ei kukaan muu maailmassa ollut pystynyt selvittämään.
Kaikkiin töihin Illmanin metodi ei sellaisenaan sovi, mutta Uusikylä korostaa, että luovuuden ja hyvän tuloksen kannalta työrauha on tärkeä.
Hosuminen tahtoo olla pakollista joka paikassa Uusikylän mukaan, koska kiireisesti touhuava ihminen näyttää aikaansaavalta ja ahkeralta.
Uusikylä sanoo, että nykyisin monet sellaiset asiat, jotka selvästi vaatisivat henkilökohtaista, hoidetaan sähköpostilla.
”Nyt pannaan sähköposti ja 30 sivua liitteitä perään.”
Uusikylä lainaa unkarilaisamerikkalaisen psykologian tutkijan Mihaly Csikszentmihalyin sanoja, että mikään ei ole helpompaa kuin tutkimuksen simulointi. Sama koskee ahkeraa työntekoa – sitäkin voi jäljitellä kiireisellä touhuamisella.
Csikszentmihalyi kehitti käsitteen flow eli virta, jolla tarkoitetaan työtapaa, jossa henkilö on täysin työhönsä uppoutuneena ja työ sujuu luovasti ja rauhallisesti kuin virta. Se on vastakohta kiireiselle ja sekavalle säheltämiselle.
Csikszentmihalyi määrittelee flown eräässä kirjoituksessaan näin: “Se on sitä, että olet tekemässä jotakin asiaa sen itsensä vuoksi. Aika lentää. Jokainen tapahtuma, liike ja ajatus seuraa edellistä niin kuin soittaisit jazzia. Koko olemassaolosi on mukana ja käytät kykyjäsi parhaimmillaan.”
Professori Yrjö Engeströmin mielestä on väärin syyttää tietokoneita siitä, että ihmiset kokevat työnsä sirpaleisena ja rasittavana.
Todellinen ongelma hänen mielestään on se, että ihmiset luovaa ja henkistä työtä mitataan samoilla mittareilla kuin Henry Fordin autotyöläisten työtä liukuhihnalla. ”Hihnalla oli vain yksi aikarytmi eli se kuinka nopeasti hihna liikkui, ja kaikki työ tehtiin sen puitteissa. Nyt aikarytmejä on monta, sillä ihmiset tekevät useaa työtä samaan aikaan.
”Osa työstä on puurtamista, osa taas niin kiireistä ja tärkeätä, että se vaatii kaiken huomion ja keskeyttää hetkeksi muun tekemisen. Jotkut hommat ovat niin on helppoja, että niitä hoidellaan vasemmalla kädellä.
”Mitään tasaisesti liikkuvaan hihnaa ei enää ole eikä työtä ei voida mitata vanhan sarjatuotannon logiikalla”, sanoo Helsingin yliopiston Toiminnan teorian ja kehittävän työntutkimuksen yksikköä johtava Engeström.
Engeström uskoo, että erilaisten aikarytmien hallinnasta tulee työelämässä iso juttu, ja sen jälkeen kun aikarytmejä opitaan hallitsemaan, sirpaloitunutta monitehtäväistä työtä ei pidetä kielteisenä vaan haastavana.
Engeström varottaa, että luovan työn mittaaminen sarjatuotannon mittatikulla johtaa tasapäisyyteen ja keskinkertaisuuteen.
”Työntekijät alkavat karttaa vaikeita töitä, joissa on suuri epäonnistumisen riski. Sen vuoksi huipputulokset jäävät saavuttamatta. On turvallisempaa marssia joukon keskellä ja hieman kyyryssä, jotta ei ole liikaa näkösällä.”