Kaikkea ne kyselee…

Jos virkamies ei tunne lakia eikä osaa tai viitsi sitä opetella, saattaa hän helposti sitä rikkoa. Jostain tällaisesta voi olla kysymys kotikunnassani. Tarkastuslautakunta nimittäin kiinnitti huomiota useisiin tapauksiin, joissa asiakirjaa pyytänyt kuntalainen ei ollut sitä saanut. Jotkut asiakirjat ovatkin salaisia, mutta mahtoikohan näissä kieltäytymistapauksissa kaikki hoitua ihan lain mukaan?

Kun tarkastuskertomukseen nyt kuitenkin joudutaan ottamaan kantaa, annan tavoistani poiketen neuvon etukäteen. Kannattaa lukea Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja erityisesti sen 14 §. Lainkohdan mukaan ei riitä, että virkamies kieltäytyy antamasta jotain asiakirjaa. Hänen on ilmoitettava kieltäytymisen syy sekä annettava tieto, että asiakirjan antaminen voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi. Lisäksi on erikseen tiedusteltava, haluaako asiakirjan pyytäjä viedä asian viranomaisen ratkaistavaksi.

Kunnassa tämä viranomainen on kunnanhallitus, koska se kunnan yleisviranomaisena käsittelee kaikki ne asiat, joita ei ole nimenomaan määrätty muualla ratkaistavaksi.

Tätä lainkohtaa noudattamalla poistuu sellainen mahdollisuus, että virkamies ikään kuin varmuuden vuoksi kieltäytyy antamasta asiakirjaa. Hänen on siis mietittävä ihan oikeasti, sisältääkö asiakirja salassapidettäviä tietoja. Sellaisia ovat pääsääntöisesti ainakin henkilötiedot sekä terveydellinen ja taloudellinen tila. Salassapidosta on säädetty erikseen, joten en selitä sitä tässä.

Asiakirjan antamista koskeva vaatimus on käsiteltävä viipymättä ja viimeistään kahden viikon kuluessa vaatimuksesta. Jos aineisto on erityisen laaja tai muuten julkisessa asiakirjassa on salaisia tietoja, voi käsittelyaika olla enintään kuukauden. Tämä tarkoittaa sitä, että myös salassapidettäviä tietoja sisältävät asiakirjat on annettava siltä osin, kuin ne ovat julkisia. Niistä on siis peitettävä tai poistettava kaikki salainen aineisto.

Virkamiehen kannattaa miettiä, ennen kuin kieltäytyy antamasta mitään paperia. Jos asiakas tuntee lain, joutuu asian miettimään kuitenkin sen menessä ylemmän toimielimen ratkaistavaksi.