Uuninpankkopoika Saku Timonen
Uuninpankkopoika Saku Timonen

Hallinnon tasokkuus

Kunnan hallinnon  yleisen tason näkee helposti lukemalla hallintoelinten pöytäkirjoja. Laadussa on parantamisen varaa silloin, kun näistä jäljelle jäävistä ainoista virallisista asiakirjoista löytyy jatkuvasti puutteita ja virheitä. Ei ole ollenkaan yhdentekevää, mitä pöytäkirjoihin merkitään ja mitä sieltä unohdetaan. Jos jälkeenpäin tulee epäselvyyttä kokouksen kulusta tai tehdyistä päätöksistä, on yleensä muistikuvia enemmän kuin kokoukseen osallistujia. Siksi kaiken pitää olla kohdallaan.

Tämmöisten puhujaa pidetään joutavana ja byrokraattisena pilkunviilaajana. Saahan sitä vähätellä, mutta monelta sotkulta vältyttäisiin, jos kunnat satsaisivat enemmän pöytäkirjanpitäjien koulutukseen. Ihan ensimmäiseksi pitäisi ymmärtää, että pöytäkirja on puheenjohtajan pöytäkirja. Sihteeri on vain puheenjohtajan tekninen avustaja, joka ei saa tulkita kokouksen kulkua oman mielensä mukaan. Pöytäkirjantarkastajat sitten aikanaan vahvistavat, että kaikki on oikein kirjattu. Jos erimielisyyksiä tulee, päättää koko toimielin pöytäkirjan oikeasta sisällöstä.

Juuan kunnan kaikkia esityslistoja ja pöytäkirjoja voisi käyttää oikeinkirjoituksen opetusmateriaalina peruskoulussa. Kieliopin ja oikeakielisyyden puolesta ne sopisivat hyvin lukion materiaaliksi. Tämä ei sitten ollut kohteliaisuus. Oppilaiden tehtäväksi nimittäin pitäisi antaa virheiden etsiminen ja korjaaminen.

Jokaisen kunnan hallintosääntöön on otettu määräykset siitä, mitä pöytäkirjaan merkitään. Sieltä ja lainsäädännöstä löytyy myös tieto siitä, millainen pöytäkirjanotteen on oltava. Jos kokouksen sihteeriksi tempaistaan sattumanvaraisesti suunnilleen kuka tahansa sillä hetkellä vapaana oleva, saattaa käydä vaikka näin:

Sosiaali- ja terveyslautakunnan sihteeriksi määrättiin kirjanpitäjä. Se on täysin mahdollista, koska hallintosäännössä ei sanota mitään pöytäkirjanpitäjän pätevyydestä. Kirjanpitäjä on ihan varmasti ammattilainen numeroiden kanssa, mutta pöytäkirjanpitäjäksi ilmeisen kouluttamaton.

Lautakunta käsitteli oikaisuvaatimusta ja vaatimuksen tekijä sai tietenkin otteen pöytäkirjasta. Otteen mukana ei tullut yhtään liitettä ja sen oli allekirjoittanut kirjanpitäjä, ei pöytäkirjanpitäjä. Asianosainen pyysi ja sai uuden otteen. Nyt nuo virheet oli korjattu, mutta otteesta puuttui kokonaan päiväys. Ehkä homma onnistuu kolmannella kerralla.

Päiväyksen puuttuminen on erittäin ikävä virhe, koska asianosaisen valitusaika lasketaan siitä, kun hän on saanut päätöksen tiedoksi. Jos päiväystä ei ole, joutuu valitusviranomainen tekemään ylimääräistä työtä selvittäessään valitusajan alkamista. Kunnan jäsenen laillisuusvalituksessa asia on toinen, koska valitusaika alkaa pöytäkirjan nähtävilläpidosta.

Nyt tämä menee ihan ilmaiseksi luennoimiseksi. Anteeksi taas kerran ja ei millään pahalla. Kymmenen vuoden rupeama Helsingin kaupunginhallituksen pöytäkirjanpitäjänä vaan sattui opettamaan oikeat menettelytavat. Opettajina olivat lisäksi vanhan polven ammattilaiset, joiden nuoruudessa pöytäkirjat olivat suoranaista taidetta.